Asset Management

Questa informativa riguarda Asset Management, il gestionale web per persone, progetti, allocazioni, dotazioni, ferie e ingressi del personale, raggiungibile su assetsmanagement.dekkosoft.it.

Chi tratta i dati, e in che ruolo

Il fornitore del servizio è Dekkosoft di Michele Laccone, ditta individuale, P.IVA IT11571141008. Contatto: info@dekkosoft.it.

Asset Management è usato da aziende clienti per gestire i propri dipendenti e collaboratori. Per questo i ruoli sono due:

• Per i dati che l’azienda cliente inserisce (anagrafica di dipendenti e collaboratori, allocazioni, ferie e assenze, rapportini, dotazioni, documenti, clienti) il titolare del trattamento è l’azienda cliente. Dekkosoft è responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR: tratta quei dati solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni dell’azienda. Il contratto di nomina a responsabile (DPA) è disponibile su richiesta a info@dekkosoft.it.
• Per i dati degli account dei referenti dell’azienda cliente e per il rapporto commerciale (abbonamento, piano, fatturazione) il titolare è Dekkosoft.

Se sei un dipendente o un collaboratore di un’azienda che usa Asset Management, per informazioni sui tuoi dati e per esercitare i tuoi diritti rivolgiti prima di tutto alla tua azienda. Se scrivi a me, inoltro la richiesta all’azienda.

In breve

• Ogni azienda ha il proprio spazio separato: i dati di un’azienda non sono visibili alle altre.
• I dati stanno su un server in Unione Europea (Francia).
• Non uso i dati per pubblicità o profilazione e non li vendo.
• La web app non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica.

Quali dati tratta il servizio

Account di accesso (utenti). Nome, cognome, email, ruolo nell’azienda (amministratore, manager, lettore, dipendente), la password conservata solo in forma cifrata (hash), la preferenza sul riepilogo settimanale via email, data di creazione.

Anagrafica di dipendenti e collaboratori, inserita dall’azienda cliente:

• nome, cognome, email, ruolo, seniority, stato (attivo o no), note libere;
• competenze e relativo livello;
• contratto: ore al giorno e giorni lavorati, con lo storico delle variazioni;
• se l’azienda usa il modulo costi: costo orario aziendale e tariffa oraria;
• allocazioni sui progetti, con percentuale e storico degli spostamenti;
• ferie, permessi e assenze, con date, ore, stato della richiesta, note di chi approva. Per le malattie può essere registrato il numero di protocollo del certificato medico: il servizio non conserva la diagnosi, ma il fatto stesso dell’assenza per malattia è un dato relativo alla salute;
• rapportini mensili: ore per giorno e progetto, note, stato di approvazione;
• dotazioni assegnate (computer, telefoni, periferiche, licenze software) e il loro storico;
• checklist di ingresso e uscita e verbali di consegna;
• richieste d’acquisto fatte da o per la persona;
• documenti allegati caricati dall’azienda (PDF, immagini, file Office e simili).

Firma dei verbali di consegna. Chi firma un verbale dal link pubblico inserisce nome e cognome. Il servizio registra anche data, ora e indirizzo IP della firma, come prova dell’accettazione.

Clienti dell’azienda. Se l’azienda usa il modulo clienti: nome, codice, partita IVA, email, telefono, indirizzo e note dei propri clienti.

Registro attività. Il servizio tiene uno storico delle modifiche: chi ha fatto cosa, su quale elemento e quando.

Accesso con SSO aziendale. Se l’azienda attiva l’accesso con Google Workspace, Microsoft Entra ID o un altro fornitore OpenID Connect, il servizio riceve dal fornitore dell’azienda nome, cognome ed email di chi accede.

Dati dell’azienda cliente e dell’abbonamento (titolare Dekkosoft): nome dell’azienda, piano, stato e periodo dell’abbonamento, numero di postazioni, eventuali personalizzazioni (logo, colori).

Finalità e basi giuridiche

Come responsabile, per conto dell’azienda cliente. Tratto i dati inseriti dall’azienda solo per erogare il servizio: conservarli, mostrarli agli utenti autorizzati, calcolare capacità e costi, generare verbali, report ed export, inviare il riepilogo settimanale. La base giuridica di questi trattamenti la stabilisce l’azienda, che ne è titolare (di norma il contratto di lavoro e gli obblighi di legge).

Come titolare.

• Gestire gli account e l’accesso, fornire il servizio acquistato e l’assistenza: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Fatturazione e adempimenti fiscali legati all’abbonamento: obbligo di legge (art. 6.1.c).
• Sicurezza del servizio (limiti di tentativi di accesso, registro attività, prevenzione di abusi): legittimo interesse (art. 6.1.f).

Fornitori e destinatari

• Contabo, fornitore del server virtuale su cui girano l’applicazione, il database e i file allegati. Il server è in Francia.
• Aruba, in Italia, fornitore della posta in uscita: le email del servizio, come il riepilogo settimanale e gli avvisi delle richieste di demo, partono dalla casella info@dekkosoft.it. Il riepilogo arriva ad amministratori e manager che non l’hanno disattivato, e può contenere nomi di persone con le loro assenze, sovrallocazioni o ingressi in corso.
• Fornitore SSO scelto dall’azienda cliente (Google, Microsoft o altro), solo se l’azienda attiva l’accesso aziendale. Il rapporto con quel fornitore è dell’azienda cliente, non di Dekkosoft.

La web app non carica script, caratteri o altre risorse da servizi esterni. I dati non vengono ceduti a terzi. Possono essere comunicati alle autorità solo se la legge lo impone.

Dove sono i server

Applicazione, database e allegati stanno su un server virtuale di Contabo in Francia, nell’Unione Europea. Per quanto risulta dal codice del servizio, i dati non vengono trasferiti fuori dall’Unione Europea, salvo quanto dipende dal fornitore SSO o di posta scelto dall’azienda cliente.

Per quanto tempo

• I dati inseriti dall’azienda restano finché l’azienda li conserva o finché dura l’abbonamento. L’azienda può modificarli e cancellarli in ogni momento. Persone e clienti eliminati dall’interfaccia vengono prima archiviati, così da non perdere lo storico di allocazioni e dotazioni.
• Alla cessazione del servizio, e su richiesta dell’azienda, cancello lo spazio dell’azienda con tutti i suoi dati e i file allegati. Prima della cancellazione l’azienda può esportare i dati.
• Le copie di backup del database si conservano a rotazione per al massimo 30 giorni.
• I dati di fatturazione si conservano per il tempo previsto dalla legge fiscale (di norma 10 anni).

Cookie e archiviazione locale

La web app non usa cookie. Salva nell’archiviazione locale del browser (localStorage) solo ciò che serve a restare collegati:

• il token di accesso e i dati essenziali dell’utente collegato (nome, email, ruolo, azienda);
• solo per l’amministratore della piattaforma, l’azienda in cui sta operando per assistenza.

Questi dati si cancellano all’uscita dall’account. Non servono a profilare e non richiedono consenso.

Minori

Asset Management è un servizio per aziende e non è rivolto ai minori.

I tuoi diritti

Hai diritto di chiedere accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, e di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse.

Se sei un dipendente o collaboratore di un’azienda cliente, il titolare è la tua azienda: rivolgiti a lei. Io la assisto nel rispondere. Per i dati di cui sono titolare, scrivimi a info@dekkosoft.it: rispondo entro un mese.

Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it.

Modifiche

Se il servizio cambia in modo rilevante, per esempio con un nuovo fornitore, aggiorno questa informativa e lo segnalo agli amministratori delle aziende clienti.