Appliance

Questa informativa riguarda Appliance, il portale web per le aziende di assistenza tecnica che gestisce richieste dei clienti, interventi dei tecnici e rapportini, raggiungibile su appliance.dekkosoft.it.

Chi tratta i dati, e in che ruolo

Il fornitore del servizio è Dekkosoft di Michele Laccone, ditta individuale, P.IVA IT11571141008. Contatto: info@dekkosoft.it.

Appliance è usato da aziende di assistenza tecnica per gestire il lavoro con i propri clienti. Per questo i ruoli sono due:

• Per i dati che l’azienda cliente inserisce o fa inserire nel portale (anagrafica dei suoi clienti, sedi e referenti, account dei clienti e dei tecnici, richieste, interventi, commenti, rapportini) il titolare del trattamento è l’azienda cliente. Dekkosoft è responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR: tratta quei dati solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni dell’azienda. Il contratto di nomina a responsabile (DPA) è disponibile su richiesta a info@dekkosoft.it.
• Per i dati degli account dei referenti dell’azienda cliente e per il rapporto commerciale (abbonamento, piano, fatturazione) il titolare è Dekkosoft.

Se sei un cliente, un referente o un tecnico di un’azienda che usa Appliance, per informazioni sui tuoi dati e per esercitare i tuoi diritti rivolgiti prima di tutto a quell’azienda. Se scrivi a me, inoltro la richiesta all’azienda.

In breve

• Ogni azienda ha il proprio spazio separato: i dati di un’azienda non sono visibili alle altre.
• I dati stanno su un server di Contabo in Francia, nell’Unione Europea.
• Le email con i rapportini partono dal server di posta dell’azienda cliente, configurato da lei, non da un servizio di Dekkosoft.
• Non uso i dati per pubblicità o profilazione e non li vendo.
• Il portale usa solo cookie tecnici: niente cookie di profilazione né strumenti di statistica.

Quali dati tratta il servizio

Account di accesso (utenti). Nome, email, ruolo (amministratore, responsabile, tecnico, cliente), stato attivo o disattivato, la password conservata solo in forma cifrata (hash), data di creazione. Per gli utenti con ruolo cliente, anche il cliente a cui sono collegati. Gli account li crea l’azienda: nel portale non c’è registrazione autonoma.

Clienti dell’azienda, inseriti dall’azienda cliente:

• ragione sociale o nome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, email, telefono, persona di riferimento, note libere, condizioni di servizio (diritto di chiamata, trasferta, modalità di conteggio del tempo);
• sedi: nome, indirizzo, telefono, note;
• referenti: nome, ruolo, email, telefono.

Se il cliente è una persona fisica o una ditta individuale, questi sono dati personali.

Richieste e interventi. Per ogni richiesta: chi l’ha aperta, cliente, sede e referente, problematica, descrizione del problema e di quanto fatto, stato, date e ore di apertura, presa in carico, risoluzione, eventuale rifiuto o annullamento con chi l’ha deciso e la nota relativa. Per ogni intervento: tecnico assegnato, data, orari di arrivo e partenza, pause, durata delle attività, chiamata e trasferta, luogo, note. Questi dati dicono anche quando e quanto ha lavorato ciascun tecnico.

Diario delle richieste. Commenti scritti dagli utenti, cambi di stato, assegnazioni e sospensioni, con autore e data. L’azienda decide quali commenti sono visibili al cliente.

Rapportini e invii. Il rapportino PDF contiene i dati del cliente, della sede, del referente, del tecnico e delle attività svolte. A ogni invio il servizio conserva una copia del PDF e un registro con destinatario, oggetto, utente che ha inviato, data, esito ed eventuale messaggio d’errore. Chi invia può aggiungere destinatari in copia e un messaggio libero.

Catalogo problematiche importato da Excel. Il file caricato viene letto e non conservato; l’anteprima resta nella sessione fino alla conferma o all’annullamento.

Dati dell’azienda cliente e dell’abbonamento (titolare Dekkosoft): nome e ragione sociale, partita IVA, indirizzo, email, telefono, logo e marchio, testi del rapportino, configurazione del server di posta (la password è conservata cifrata), modello dell’email. I dati di fatturazione dell’azienda (ragione sociale, partita IVA, indirizzo) li tratto fuori dal portale per emettere le fatture, per obbligo di legge, e li conservo per 10 anni.

Dati tecnici di accesso. Per mantenere la sessione il servizio registra l’indirizzo IP e il browser (user agent) di chi è collegato, insieme all’ora dell’ultima attività. In caso di errore il servizio scrive un registro tecnico (log) che può contenere dati della richiesta.

Finalità e basi giuridiche

Come responsabile, per conto dell’azienda cliente. Tratto i dati inseriti dall’azienda solo per erogare il servizio: conservarli, mostrarli agli utenti autorizzati secondo il loro ruolo, generare i rapportini PDF, inviarli via email con il server di posta dell’azienda e tenerne l’archivio, calcolare i dati del cruscotto. La base giuridica di questi trattamenti la stabilisce l’azienda, che ne è titolare (di norma il contratto con i suoi clienti e il rapporto di lavoro con i suoi tecnici).

Come titolare.

• Gestire gli account e l’accesso, fornire il servizio acquistato e l’assistenza: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Fatturazione e adempimenti fiscali legati all’abbonamento: obbligo di legge (art. 6.1.c).
• Sicurezza del servizio (sessioni, registri tecnici degli errori, prevenzione di abusi): legittimo interesse (art. 6.1.f).

Fornitori e destinatari

• Contabo, fornitore del server virtuale su cui girano l’applicazione, il database, i rapportini archiviati e i loghi. Il server è in Francia.
• Server di posta (SMTP) dell’azienda cliente. I rapportini e le email di prova partono dal server di posta che l’azienda configura nel portale, con il suo indirizzo di mittente. Il rapporto con quel fornitore è dell’azienda cliente, non di Dekkosoft. I destinatari dei rapportini li sceglie chi invia.

Il portale non carica script, caratteri o altre risorse da servizi esterni. I dati non vengono ceduti a terzi. Possono essere comunicati alle autorità solo se la legge lo impone.

Dove sono i server

Applicazione, database e file stanno su un server virtuale di Contabo in Francia, nell’Unione Europea, nell’Unione Europea. Per quanto risulta dal codice del servizio, i dati non vengono trasferiti fuori dall’Unione Europea, salvo quanto dipende dal server di posta scelto dall’azienda cliente.

Per quanto tempo

• I dati inseriti dall’azienda restano finché l’azienda li conserva o finché dura l’abbonamento. L’azienda può modificarli e cancellarli in ogni momento: quando elimina un cliente vengono eliminati anche le sue sedi, i referenti, gli account cliente collegati e gli interventi con le relative attività. Vengono eliminate anche le richieste di quel cliente non ancora inserite in un intervento.
• Le copie PDF dei rapportini inviati restano nell’archivio finché esiste lo spazio dell’azienda, e vengono cancellate quando l’azienda viene eliminata.
• Le sessioni scadono dopo 120 minuti di inattività, salvo che l’utente scelga “Resta connesso”.
• I registri tecnici degli errori si conservano per 14 giorni.
• Alla cessazione del servizio, e su richiesta dell’azienda, cancello lo spazio dell’azienda con tutti i suoi dati e i file. Prima della cancellazione, su richiesta, fornisco una copia dei dati in un formato leggibile (per esempio CSV) insieme ai rapportini PDF.
• Le copie di backup del server seguono la loro rotazione: al massimo 30 giorni.
• I dati di fatturazione si conservano per il tempo previsto dalla legge fiscale (di norma 10 anni).

Cookie e archiviazione locale

Il portale usa solo cookie tecnici, necessari al funzionamento:

• il cookie di sessione, che tiene collegato l’utente e scade dopo 120 minuti di inattività;
• il cookie di protezione dei moduli (token CSRF), contro l’invio di richieste false;
• se l’utente sceglie “Resta connesso”, un cookie che lo riconosce alle visite successive fino all’uscita dall’account;
• dopo l’accesso, un cookie che ricorda l’azienda dell’ultimo utente collegato da quel browser, per mostrarne il logo nella pagina di accesso. Contiene solo un numero che identifica l’azienda.

Il portale non usa l’archiviazione locale del browser. Questi cookie non servono a profilare e non richiedono consenso.

Minori

Appliance è un servizio per aziende e non è rivolto ai minori.

I tuoi diritti

Hai diritto di chiedere accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, e di opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse.

Se sei un cliente, un referente o un tecnico di un’azienda che usa Appliance, il titolare è quell’azienda: rivolgiti a lei. Io la assisto nel rispondere. Per i dati di cui sono titolare, scrivimi a info@dekkosoft.it: rispondo entro un mese.

Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it.

Modifiche

Se il servizio cambia in modo rilevante, per esempio con un nuovo fornitore, aggiorno questa informativa e lo segnalo agli amministratori delle aziende clienti.